开会注意事项 开会的注意事项总结
开会的注意事项总结
总结是指社会团体、企业单位和个人对某一阶段的学习、工作或其完成情况加以回顾和分析,得出教训和一些规律性认识的一种书面材料,它能够使头脑更加清醒,目标更加明确,让我们一起来学习写总结吧。那么总结要注意有什么内容呢?以下是小编帮大家整理的开会的注意事项总结,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。
职场人士开会需要注意6个事项
身为职场人士,相信开会就像是家常便饭了,每个月要开一次大会,每周还要开周会,甚至是每天开会的情况的都有。但是有关开会时候的注意事项你知道吗?开会之前需要准备哪些事情,下面濮阳百姓人才网职场专家给大家简单分享一下。
第一,开会之前手机关机或者是静音
开会之前手机关机或者是调静音,相信很多大部分职场人士知道这一点,但是有很多人能做到呢?如果你开会期间没有什么重要的事情最好是关机,除非有非常紧急的事情,你可以把手机设置成无声或者是震动。如果你手机没有关机,开会期间突然响了,有可能会打扰这个会场的气氛,会影响同事的注意力。
第二,开会的时候带一个笔记本
既然要开会肯定是有重要的事情要宣布或者总结,因此,你最好是带上一个笔记本,有什么重要的事情拿笔记下来,把领导在会议上的重要话牢记在心,做一个有心人,并且这些对你将来的工作可能也会有很大的帮助。
第三,会议过后要执行
开会之后,你要根据开会的内容执行你的工作,熟悉会议主题后,你要制定出自己的一个小计划,规定一下自己下一步怎么走,该怎么解决将来的问题和事。你如果能够做到这些,你也会一步步的成长、超越自己。但是如果本次会议没有什么实质性内容,你就不必做出什么计划了。
第四,认真的听讲,不打断别人讲话
其实开会是有很多礼仪要注意的,不打断别人讲话就是其中的一项。当领导或其他人在讲话的时候,你就仔细认真地听讲,千万不可以贸然的去打断别人,这是一件非常不礼貌的行为。濮阳百姓人才网职场专家表示,假如你真想发表讲话,你可以在自由言论的时间发表自己的看法。
第五,学会鼓掌
会议上要学会赞美和鼓掌,当别人提出一个非常好的建,或者是一些关于公司的决策或者变革等的会议上,这时候一定不要吝啬你的掌声,你该鼓掌时就要鼓掌,不但是对别人的一种尊重,还可以在同事中树立一个比较好的形象。
第六,公私分明
你在平常的工作中可能和某位同事关系不融洽,就心想借着大会的机会让他丢一次人,这种想法是很不好的,这样不但不能够缓解你和同事的关系,反而会使你们的之间的矛盾加剧,一定要记得公事和私事分开,做一个公私分明的人。
做好会议记录的技巧和注意事项
操办会议事务,是秘书的本职工作。任何一次成功的会议,都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题,秘书人员做好会议记录,就要付出许多的精力和汗水。因此,本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨,从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。
一、会前记录准备
选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质,要有认真负责的态度,具备秘书工作知识,掌握基本技能,如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练,提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责,可以熟悉出席人员,了解会议有关内容,熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员,会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求,必要时会前做些适当的辅导。
记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔,也必须是经国家档案局鉴定的,这种圆珠笔芯上标有“DA”(档案的拼音字头)标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带,重要的会议要有录音,从而使整理会议记录时“有据可依”,定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机,不能凡会录音,而当场不手工记录,指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间,记录速度慢,不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对,保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。
记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人,或扩音设备旁,便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
二、会间记录服务
会议记录是会议内容和过程的真实凭证。一份完整、简洁、条理清楚
的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见,必须记录完整,不能遗漏。要清楚而简洁地记载会议进程,不要与详细报告或载录混淆起来。记录应做到条理清楚,内容表述要准确真实,不要含糊,更不能有任何内容错误。记录人员应当有高度的责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。
会议记录一般使用统一标准的记录本,应该记录的内容大体有:会议名称,包括会议的全称及届次;时间,会议起止的具体时间;会议地点;到会人,包括出席人、列席人、主持人;缺席人,包括缺席人姓名及缺席原因;记录人;会议议题;讨论经过;议决事项等。记录一般采用笔录方式,或用录音等会后整理的方式。从记录的详细程度来看,记录可采用详录和摘录两种方式。重要会议需要详细记录,要求做到“有言必录”,包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外,还可借助录音器材。日常会议通常采用摘要记录的方法,选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容,记录主要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用,即使摘录,重要发言、议决事项也需要详录。
记录人员的笔记要流畅,易于理解,同时不失真,就得掌握记录的技巧。一“快”,书写运笔要快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。二“要”,择要而记。就记录一次会议来说,要围绕议题,主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题,结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,可以不记论证过程。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。三“省”,在记录中正确使用省略法。使用简称、简化词语和统称,省略词语和句中的附加成分。四“代”,较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名,笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,数字和国际通用符号代替文字,汉语拼音代替生词难字,外语符号代替某些词汇等。
三、会后整理完善
会议纪要内容的来源是会议记录。因此,会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张,字迹不可能很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,有些常用术语,当场记录时往往简化了,不及时
整理,隔时一久,有些问题就搞不清楚了。整理时,一方面要把简化的语句尽可能完善,另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉,尽可能做到语言文字规范化,当然不能变动原意。对于不清楚不明白空缺的内容,要及时请教发言人进行完善,或者对照录音进行补充完整。
整理好的会议记录,一般都应存档。有些会议记录对会后的工作至关重要,对于这类会议应该迅速建立专门的档案,除会议记录外,与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。将会议资料归档,不仅便于查找,而且对组织下一次类似会议也有参考价值。
四、倾听的注意事项
倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式,是其参加会议主要任务。当会议的忠实听众,应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”,无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的口味,记录人员都必须调整好自己的心态,全身心投入聆听。倾听应该是用心听讲,专心听取每位与会者的讲话发言,领会讲话内容,思考发言的内涵,要听出弦外之音。
2.聚精会神。记录人员倾听时要神情专注。专心听取会议发言,是对发言者的尊重,也是会议的基本纪律。会场上心不在焉,三心二意,左顾右盼,旁若无人,只能是自掉身价,损坏了秘书人员良好的形象。
3.苦练坐功。学会倾听,要学会端坐,正所谓“坐有坐相”。记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。同时还要坐得住,不能轻易离席,进出会场,这样会中断记录内容。不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。
4.排除干扰。记录人员的手机一般不要关闭,可将通讯设备设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关电话,无关电话一律不接。若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,记录人员要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。
开会注意事项总结
一、会场服务要求
(一)控制好开会的续水时间
(二)开会前,开灯,会场内严禁吸烟,请关掉移动电话
(三)会场疏散通道内严禁堆放杂物,确保安全通道畅通
(四)领导休息室内,应有备用领带、签字笔、毛笔、各色墨水、纸张、胶水、回形针、图钉、大头针裁纸刀、订书机、针线包、鞋刷(油)
(五)会前、会议结束时要奏曲的,要预先试放并调至开头3~5秒处放音设备要认真检查
(六)备好会前、会议结束时奏曲的录音带、伴奏带
(七)主席台上方各种灯具、灯泡要逐一检查,防止脱落
(八)会徽悬挂要正确、牢固
二、客房服务注意事项
(一)会议期间,每一天的报纸按时分送
(二)每一天更换一次床单、枕套、肥皂、牙膏(刷)如1—2天会议可一客一换,不用每一天更换。
(三)清洁(扫)时,卫生间的地面应注意无积水,防止宾客滑倒摔伤
(四)贵宾用房前,对淋浴头、坐便器、电视机、空调均应认真检查
防止淋浴头出锈水,坐便器滴漏,空调器风机发出响声;检查健身器材是否完好。
三、餐饮服务注意事项
(一)会议餐饮,要按会议主办单位确认的与会人员食谱组织采购、制作菜肴
(二)春、秋季节是流行病、传染病多发季节,餐饮菜肴以自助餐分餐制为主
(三)夏季温度高,食品霉变快,易发生食物中毒、腹泻等,所以生熟食砧板、菜刀要分开,切不可混用
(四)冬季会议餐饮要注意保温,碗筷用温(开)水烫,坚持有温度、有暖感
(五)餐具洗涤要坚持做到一刮、二洗、三消毒、四经过、五保洁
(六)上菜(汤)注意端稳,不能泼撒,更不能将汤(菜)泼撒到宾客身上
(七)餐厅地面坚持清洁干燥,防止用餐人员滑倒跌跤
(八)根据季节变化,合理调整菜肴,适应季节变化
四、会议服务注意事项
会议接待成功与否,是个系统操作的过程,要求各个环节(住、会场、食、行)有机地密切配合,异常是会议主办方与会议接待方的沟通、协调、落实至关重要。同时,高超的会议接待服务技能,既需要对接待人员从总体上提出要求,也需要会场服务员、餐厅服务员、客房服务员、设备操作员和水电气值班员等的有机配合。
(一)选择房间清扫的时机
上、午时一般选择与会代表开会时,夜床一般选择与会代表休闲时。
(二)餐饮台形设置要新颖
一般会议设置一次性台形,稍长会议3天左右变换一次台形;食谱应针对与会代表的民族、地区、习俗制订,掌握好咸、甜、辣、酸、清淡程度。
(三)停车管理
要做到:加强领导专用车位控制;对会务组织者车位要安排好。同时区分面包车位与大客车车位等。
(四)安全工作
要求:门卫验证,大厅(大门)二次把关,封闭闲置通道;定时开放相关门(电梯),加强领导专用电梯控制、会议代表电梯控制;加强领导人住楼层监控与消防控制室管理等。
五、会场清洁卫生
(一)主席台清洁卫生
1、台布干净、无破损。
2、座椅牢靠,椅面(套)整洁、无破损。
3、茶具内外干净、烘干,盖杯帽齐全、无破损。
4、花草(绿色植物)外形清洁,无灰尘,无枯枝败叶。
5、上方幕帘干净,无破损,悬挂牢固。
6、席卡大小一致,字体统一,颜色一样。
7、话筒海绵干净。
8、地面干净。
(二)代表席清洁卫生
1、通道地面清洁,无水、无油渍,无破损。
2、会议桌椅清洁,无划痕,无破损,台布、椅面干净整洁。
3、茶具清洁,无水、无茶渍。
4、紧急疏散出口醒目,明亮,无灰尘。
(三)花草清洁卫生
1、恰当摆放花卉、花盆,花面(叶)干净。
2、草坪高度一样,修剪整齐,洒水均匀,无杂草、无杂物。
(四)道路清洁卫生。
1、每一天清扫,坚持地面干净。
2、恰当设置废物箱。
3、干燥或清扫时要洒水。
开会的注意事项
1. 目标清晰,并分解目标
任何会议必须有目标。年度经营会有公司年度目标,季度有季度目标,月度有月度,周工作会议有壹周工作目标。然后才是目标的分解,分解到具体的工作事项以及人身上。
2. 检查工作完成情况
听取管理层进行工作汇报,听取的同时本质上就是检查工作完成情况,同时跟进各项工作进展。以结果为导向,紧盯工作进度,这样才能保证各项工作的按时按质完成。
3. 听取意见,调配资源
在听取汇报工作过程中,认真听取负责人在执行中遇到的问题与难点,针对因资源不足而导致的工作问题,能解决的必须在会上立马解决。
4. 给方法、给指导
因为工作方法和思路导致的工作问题与难点,作为领导必须要给方法、给指导,告诉管理员这件事的关键点和难点,以及具体该如何处理这些点。对于没有思路或思路不对的要及时纠正。
5. 会议中充分讨论,在讨论中学习、传递思想
会议就是最好的学习方式,是领导的思想、观点最佳传达的场所。在具体工作中与管理层充分沟通自己的观点、想法以及最近的所思所学,在讨论中传递思想,在讨论中一起学习,带领团队一起成长。
领导与管理层的思想越接近,组织文化及思想就越高度统一,管理层在具体工作的执行中就越能按照领导的意图行事,最终达成领导安排的任务,完成组织目标。管理层会议就是打造学习型组织最有效的载体。
6. 安排下一步的工作
接下来的目标,以及针对目标的工作事项分解。把这些事一一列出来,对应责任人与时间。为了确保工作责任制,保质保量的完成,必须要求各项内容的负责人在会议现场接受安排并承诺完成任务。
7. 事先做好会议议程
会议要高效,前提就是事先让大家都知道今天的会议议程,主持人的工作就尤为重要。如何有效地推进会议的进展是主持人需要特别注意的。
8. 在会议中一定要避免的三件事
第一,不要让会议成为批评会;
第二,不要让会议成为老板的独角戏;
第三,会议一定要避免议而不决。
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